Osallistujarekisteri

Henkilörekisterin tarkoitus

Keräämme henkilötietoja, jotta voimme järjestää onnistuneita ja turvallisia tietoisen seksuaalisen ilmaisun mahdollistavia tapahtumia, sekä tiedottaa niistä kiinnostuneille osallistujille. Käytämme tietoja tapahtumien osallistujien valitsemiseen sekä heidän kanssaan viestimiseen.

Tietojen hallinta ja käsittely

Tapahtumien osallistujarekisteriä ylläpitää Rakastajien kilta, joka on rekisteröimätön yhdistys. Tapahtumarekisterin tietoihin on pääsy yhdistyksen hallituksen jäsenillä, sekä hallituksen valtuuttamilla tapahtumien järjestäjillä. Yhdistyksen hallitus vastaa rekisteriin liittyvästä päätöksenteosta ja rekisterin asianmukaisen käytön valvonnan järjestämisestä. Kaikki tietoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat ehdottomaan luottamuksellisuuteen.

Yhdistyksellämme on tietosuojavastaava. Tavoitat yhdistyksen hallituksen ja tietosuojavastaavan sähköpostitse. Osoitetiedot löytyvät Yhteystiedot-sivulta.

Suostumuksen antaminen tai peruuttaminen tietojen käsittelyyn

Jotta voimme käsitellä tietojasi, tarvitsemme sinulta siihen suostumuksen. Koska Rakastajien killan toiminta on luonteeltaan seksuaalista, käsittelemämme tiedot ovat myös lähtökohtaisesti arkaluontoisia. Siksi tarvitsemme sinulta nimenomaisen suostumuksen arkaluontoisen tiedon käsittelyyn.

Voit antaa suostumuksen asioidessasi kanssamme sähköpostitse. Kun itse kerrot tietosi meille (esimerkiksi ilmoittautuessasi järjestämäämme tapahtumaan), annat meille samalla suostumuksen tietojesi tallentamiseen ja käsittelyyn. Aiemmin kuin 18.1.2020 meille annettujen tietojen osalta tarvitsemme uuden suostumuksen.

Mikäli haluat muuttaa tietojasi, tai haluat peruuttaa antamasi suostumuksen tietojen käsittelyyn, ole meihin yhteydessä sähköpostitse. Halutessasi toimitamme sinulle mielellämme otteen rekisterissämme olevista sinua koskevista tiedoista. Poikkeuksena tähän ovat tiedot, jotka koskevat sinua, mutta kuuluvat muiden henkilöiden tietoihin – lähinnä tieto siitä, mikäli olet jonkun toisen henkilön epätoivottujen henkilöiden listalla.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Voimme pyynnöstäsi poistaa kaikki sinuun assosioitavissa olevat tiedot rekisteristämme. Tähän on kaksi poikkeusta:

1. Jos olet osallistunut järjestämäämme tapahtumaan lähiaikoina. Säilytämme seksuaalista vuorovaikutusta sisältäviin tapahtumiimme osallistuneiden nimiä sekä yhteys- ja osallistumistietoja vähintään vuoden ajan siltä varalta, että meidän on saatava yhteys tapahtuman osallistujiin, mikäli jokin painava syy sitä edellyttää.

2. Mikäli olet jonkun toisen henkilön epätoivottujen henkilöiden listalla. Tällöin nimesi jää tietoomme, mutta voimme kuitenkin poistaa muut tietosi.

Rekisteriin tallennettavat tiedot

Käsittelemme ja säilytämme seuraavissa kappaleissa mainittavia tietoja niistä henkilöistä, jotka ovat halukkaita osallistumaan järjestämiimme tapahtumiin. Osa tiedoista on valinnaisia.

Henkilön kutsuma- ja sukunimi (pakollinen)

Tietoa käytetään henkilön tunnistamiseen. Henkilön tunnistettavuus on tärkeää, sillä tapahtumien järjestäjillä tulee olla käsitys siitä, keitä he ovat kutsumassa. Tämä on tärkeää tapahtumien luottamuksellisuuden ja turvallisuuden vuoksi. Henkilön yleisen kutsumanimen tietäminen mahdollistaa myös sen, että osallistujat voivat pyytää mahdollisuutta olla osallistumatta samaan tapahtumaan jonkun tietyn henkilön kanssa.

Henkilön yhteystiedot (osittain pakollinen)

Käytämme sähköpostia (pakollinen tieto), puhelinnumeroa (valinnainen), tai jotakin muuta henkilön meille antamaa yhteystietoa viestimiseen hänen kanssaan. Viestintä liittyy joko osallistumisen käytännönjärjestelyihin tai tapahtumistamme sekä muusta toiminnastamme tiedottamiseen.

Henkilön puhumat kielet (osittain pakollinen)

Tätä tietoa käytetään valittaessa kieli, jolla henkilön kanssa asioidaan. Vähintään tarvitsemme tiedon siitä, ymmärtääkö/puhuuko henkilö suomea tai englantia.

Allergiat (valinnainen)

Tätä tietoa käytetään osallistujan terveyden suojelemiseen. Tarvittaessa tiedotamme kaikkia tapahtuman osallistujia siitä, mitä kaikkia allergioita osallistujilla on, jotta he voivat huomioida erityistarpeet omassa toiminnassaan.

Asuinpaikkakunta (valinnainen)

Tietoa käytetään tilastoinnissa, sekä tulevien tapahtumien järjestämispaikkojen suunnittelussa.

Syntymävuosi (pakollinen)

Käytämme tätä tietoa valitessamme osallistujia. Sen avulla voimme huolehtia siitä, että tapahtuman osallistujien ikäjakauma on sopiva tapahtuman luonteen huomioon ottaen.

Sukuelimet (pakollinen)

Emme kerää tietoa sukupuolesta. Sen sijaan merkitsemme rekisteriin tiedon henkilön sukuelimistä. Tätä tietoa käytetään tasapainotettaessa eri sukuelintyyppien määriä tapahtumissa, sekä arvioitaessa eri osallistujien seksuaalista kiinnostusta toisiaan kohtaan. Jokainen ilmoittaa tämän tiedon meille itse, sekä korjaa sitä halutessaan.

Seksuaaliset mieltymykset ja suuntautuminen (pakollinen)

Tällä tarkoitetaan yleisen tason tietoa siitä, millaiset ominaisuudet henkilöä miellyttävät potentiaalisissa seksikumppaneissa. Tietoja käytetään tapahtumien osallistujia valittaessa. Tiedon avulla pyritään rakentamaan osallistujaryhmästä tasapainoinen kokonaisuus, jossa jokaiselle (ainakin periaatteessa) löytyy seksuaalisesti kiinnostavia kumppaneita.

Epätoivotut henkilöt (valinnainen)

Jokainen voi ilmoittautumisensa yhteydessä esittää listan henkilöistä, joiden kanssa ei halua osallistua tapahtumaan. Mikäli joku tällä listalla olevista henkilöistä on osallistumassa tapahtumaan, emme valitse listan esittänyttä henkilöä itseään vieraaksi. Vaihtoehtoisesti ilmoitamme toivomuksen esittäjälle henkilötoiveiden toteutumattomuudesta. Emme kuitenkaan kerro henkilötoiveen esittäjälle, kuka hänen epätoivottuejn henkilöiden listallaan olevista tapahtumaan on osallistumassa.

Avecit (valinnainen)

Mikäli henkilö haluaa osallistua tapahtumaan seuralaisen/seuralaisten kanssa, kirjaamme seuralaisista kaikki samat tiedot rekisteriin kuin muistakin osallistujista. Tämän vuoksi tarvitsemme heiltä henkilökohtaisesti suostumuksen tietojensa käsittelyyn ja säilyttämiseen.

Lisäksi kirjaamme tiedon siitä, kuka on kutsunut kenet seuralaisekseen.

Osallistumistiedot

Kirjaamme tiedot kaikista henkilön osallistumisista Rakastajien killan järjestämiin tapahtumiin. Tietoja käytetään tulevien tapahtumien osallistujien valinnassa.

Esimerkiksi: jos henkilö ei ole aiemmin mahtunut mukaan toiveestaan huolimatta, hänet voidaan asettaa etusijalle. Samoin, mikäli henkilö on toistuvasti perunut osallistumisensa, hänet voidaan jättää valitsematta tällä perusteella.

Osallistumistietoihin kuuluvat tiedot ilmoittautumisista, peruutuksista, peruutusten syistä, henkilön kutsumista seuralaisista sekä muut tiedot, joita henkilö antaa ilmoittautumisensa yhteydessä.

Huomiot tietojen käsittelystä

Henkilöstä voidaan kirjata huomioita liittyen hänen henkilötietojensa käsittelyyn. Jos henkilö esimerkiksi haluaa jäädä tilapäisesti pois tiedotuslistalta, tätä koskeva merkintä voidaan lisätä rekisteriin tiedoksi rekisteriä käsitteleville henkilöille.

Tietojen lähteet ja luovutus

Kaiken henkilöä koskevan tiedon lähde on ensisijaisesti hän itse. Joissakin tapauksissa tietoja voi antaa myös henkilön seuralainen, kuitenkin henkilön itsensä suostumuksella. Osallistumistietojen lähde on rekisterin käsittelijä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Joitakin henkilöön liittyviä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa tapahtuman muille osallistujille seuraavasti:

• Allergiatietojen luovutus muille osallistujille

  Mikäli henkilöllä on vakava allergia, tiedotamme tästä muita tapahtuman osallistujia, jotta he voivat huomioida allergian toiminnassaan (esimerkiksi valitessaan tapahtumaan tuomaansa ruokaa). Näin ehkäisemme allergisten reaktioiden syntymistä. Emme kuitenkaan kerro, kenen allergiasta on kyse.

• Tiedottaminen tapahtuman osallistujien ikäjakaumasta

  Kerromme ennen tapahtumaa kaikille osallistujille, minkälainen ikäjakauma tapahtuman osanottajilla on. Antamistamme luvuista ei voi päätellä kenenkään yksittäisen henkilön ikää osallistumatta itse tapahtumaan.

• Tapahtumat, joissa osallistujat saavat tietää toistensa nimet etukäteen

  Jotkin Rakastajien killan tapahtumat ovat sellaisia, että osallistujat saavat tietää toistensa nimet etukäteen. Tällaisten tapahtumien kutsussa asiasta mainitaan erikseen ja selkeästi.

  Oman nimensä luovuttamisen muille osallistujille voi estää olemalla ilmoittautumatta tällaisiin tapahtumiin.

• Tilanne, jossa osallistujan henkilötoive ei toteudu

  Mikäli henkilö A ilmoittaa meille, ettei halua osallistua tapahtumaan henkilön B kanssa, kerromme A:lle ennen tapahtumaa, onko henkilö B osallistujana. Jos A on ilmoittanut meille useamman henkilön nimen epätoivottuina, hän ei saa tietää, kuka näistä henkilöistä tapahtumaan on osallistumassa. Jos nimiä on kuitenkin vain yksi, henkilö A pystyy antamastamme tiedosta päättelemään, että tämä kyseinen henkilö on osallistumassa.

  Tämän tilanteen voi välttää vain siten, ettei ilmoittaudu järjestämiimme tapahtumiin, joissa huomioimme osallistujien esittämiä henkilötoiveita.

Rekisterin suojaus

Pääsy rekisteriin on suojattu digitaalisella julkisen avaimen todennuksella. Rekisterin tiedot on tallennettu salakirjoitettuina. Rekisteriä voi käyttää internetin kautta vain SSL-salatun yhteyden läpi.

Rekisteröidyille voidaan lähettää heitä itseään koskevia tietoja sähköpostitse heidän pyynnöstään. Tällöin tiedot kulkevat suojaamattomina internetissä. Tiedot saattavat myös joutua EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle, mikäli vastaanottajan sähköpostipalvelin (tai jokin välityspalvelimista) sijaitsee EU:n tai ETA-maiden ulkopuolella.

Lisätiedot

Rakastajien kilta antaa lisätietoja rekisteristä ja sen käytöstä. Katso yhteystietomme.